Datatilsyn & Persondata lyder måske og opfattes måske af mange, som diffuse størrelser der alene omhandler elektroniske registre – der ikke vedkommer dem. Men faktum er, at loven vedkommer os alle, og desuden også omfatter manuelle registre og ikke kun elektroniske registre. Ej heller er register alene at forstå som endeløse opremsninger af folks navn og adresser. Registre indeholder personoplysninger,og ofte ganske følsomme sådanne.
J.f. Kapitel 1 §1. Stk. 1:” Loven gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register”
Ifølge vejledningen til lovens § 3, nr. 3 defineres register som:
” Enhver struktureret samling af personoplysninger, der er tilgængelige efter bestemte kriterier, hvad enten denne samling er placeret centralt, decentralt eller er fordelt på et funktionsbestemt eller geografisk grundlag. Omfattet af bestemmelsens registerbegreb er manuelle registre, såsom fortegnelser, kartoteker, journalkortsystemer og andre samlinger af manuelt materiale, som opbevares struktureret efter bestemte kriterier vedrørende personer for at lette adgangen til de indeholdte personoplysninger..”
Denne beskrivelse er helt tydelig, og relevansen for institutionerne åbenbar. De regler efter denne lov som i denne kontekst er særligt relevante, er reglerne i kapitel 4 og kapitel 8 om indhentning af oplysninger, formålet med indhentningen og samtykke til denne, samt reglerne efter kapitel 10 om muligheden for at få slettet, berigtiget eller blokeret en oplysning og muligheden for at klage over behandling af oplysninger.
Reglernes relevans i forhold til pædagogens daglige arbejde i institutionen vil blive nærmere forklaret i det følgende.
Samtykke og indhentelse af oplysninger
Når forældre vælger at indskrive deres barn i en institution, har de en naturlig forestilling om at de samtidig giver deres samtykke til at børnene i institutionen bliver behandlet efter de af institutionen udmeldte værdier (fx selvbestemmelse, kristen tro o.lign.). Forældrene er også indstillede på at pædagogerne i dagtimerne påtager sig rollen som den opdragende part, og de giver dermed sit underforståede samtykke til at børnene leger, spiser frokost m.v. i institutionen.
Forældrene er derimod ikke altid klar over at der i institutionen også foregår andre ting, og at pædagogerne i kraft af deres professionalisme har nogen særlige forpligtigelser.
Disse særlige forpligtigelser kræver forældrenes udtrykkelige samtykke. Det er vigtigt at være opmærksom på at samtykket skal være specifikt, og at det kun er gældende for et år ad gangen.
Institutionen skal således sikre sig at forældremyndighedsindehaveren ved og giver sit samtykke til at institutionen:
• opretter registre,
• observerer børnene og forældrene,
• nedskriver oplysninger om børnene og forældrene,
• og at disse oplysninger kan blive videregivet til andre.
Mindstekravet til en oplysning er at den der afgiver denne, fuldt ud er klar over til hvem oplysningen afgives, med hvilket sagligt formål, og i hvilken sammenhæng den afgives. Dette er en almindelig retssikkerhedsmæssig garanti som desværre ikke altid bliver opfyldt.
Eks: For at spørge et barn (eller forældrene) om hvor barnet tilbringer/har tilbragt weekenden, skal pædagogerne altså:
1. Informere om at disse oplysninger bliver indhentet 2. Forklare hvad formålet med indhentningen af oplysningen er (især hvis videregivelse) 3. Forældrene skal give deres samtykke.
Cand.jur. Jon Andersen slår endvidere fast at:
” oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet” (jf.. for øvrigt persondatalovens § 5, stk.3).
En pædagog må altså ikke under foregivelse af at skulle indhente oplysninger om et barns helbredsmæssige forhold hos forældrene samtidig undersøge om forældrene snyder med feriepengene, modtager kontanthjælp som enlige selv om de er samboende, får udbetalt uberettiget boligsikring m.v.
Pædagogen må således heller ikke agere ”dyneløfter” som det nogen gange er blevet udtrykt ønske om fra forvaltningen og politikernes side.
Et samtykke er for øvrigt kun gældende i et år, og det er derfor ikke nok at sikre sig samtykke når barnet starter i institutionen. Evt kunne dette sikres kontinuerligt ved de almindelige forældresamtaler.
Samtykke til at der tages billeder, vil de fleste forældre for eksempel opfatte som at de giver tilladelse til almindelige stilbilleder taget med gammeldags kamera hvor deres barn deltager på lige fod med andre i hverdagssituationer.
Forældre vil ikke opfatte et sådant samtykke som et samtykke der samtidig giver tilladelse til videofilmning af barnet i specifikke observationssituationer, og de vil sandsynligvis heller ikke bryde sig om hvis deres barn bliver udstillet i en uheldig situation hvor det fremstår som ked af det, aggressiv eller lignende, og at det bliver vist til andre forældre i institutionen.
Det er også værd at tage med i betragtning at dagens digitalkameraer åbner helt nye muligheder for manipulation med billeder hvorfor sådanne optagelser altid skal håndteres varsomt.
Bipersoner
Persondataloven indeholder foruden regler om hovedpersoners rettigheder også regler om personer der bliver nævnt, men som ikke har direkte del eller part i en sag. Disse personer kaldes bipersoner. Bipersoner har samme rettigheder som hovedpersoner til at blive informeret om hvilke oplysninger om dem der indgår i en sag.
I en daginstitution kan man forestille sig at en moder fortæller en pædagog at barnets far har været voldelig overfor hende, og at han nu er ligeglad med barnet. Forældrene er skilt, og moderen har forældremyndigheden mens faderen har samkvem.
Hvis pædagogen vælger at nedskrive hvad moderen har sagt sådan at oplysningen indgår i et register el.lign., har faderen ret til at blive informeret om at oplysningen eksisterer, selv om den ikke umiddelbart er en del i en sag som han er part i.
Såfremt pædagogen ikke nedskriver oplysningen, er den naturligvis kun at betragte som sladder og irrelevant.
Blokering
Sammen med persondataloven kom også den helt nye mulighed for at få en oplysning blokeret. En blokering indebærer rent konkret at en given oplysning ikke må videregives til tredje person.
Særligt i forbindelse med pædagogers samarbejde med forældre kan dette vise sig at være en udmærket regel. Forældre har tit brug for at meddele institutionen om forhold i familien som er relevante for barnets hverdag her og nu, men som ikke nødvendigvis er relevante i andre sammenhæng.
Eks. 1. En mor har fået diagnosticeret en depression. Da sygdommen kan få indflydelse på barnets hverdag indtil moderens medicin virker, er det en relevant oplysning her og nu. Moderen vil dog ikke at sygdommen nævnes i forbindelse med hendes barns handleplan, dels fordi hun anser at hendes enkeltstående depression er irrelevant iforhold til hendes barns asperger diagnose, dels fordi der fortsat er tabu og fordomme omkring emnet.
Eks 2. Man kan også forestille sig at en mor og far der er kærester men bor hver for sig, ønsker at oplysningen om deres indbyrdes relation ikke bliver videregivet.
For institutionen er det en relevant oplysning fordi barnet naturligvis ikke skal sættes i en situation hvor det er forbudt at fortælle om at mor og far er kærester.
Forældrene begår ikke noget ulovligt ved at have hver sin husholdning men vil undgå at blive udsat for den belastning som en unødvendig bedrageriefterforskning ville udsætte familien for, og institutionen bør derfor meddele forældrene muligheden for at få oplysningen blokeret. En blokering foretages rent praktisk ved at der ved siden af oplysningen i journalen laves en tilføjelse af at oplysningen er blokeret og altså ikke må videregives sammen med journalens øvrige oplysninger.
Sletning og berigtigelse
Ifølge persondataloven har forældre mulighed for at kræve en oplysning slettet (alternativt berigtiget). Dette vil typisk forekomme hvis institutionen har indsamlet skriftlige informationer om barnet og /eller familien som forældrene ikke anser for at være korrekte. For eksempel kan det forekomme at forældrenes information er blevet fejlagtigt tolket og nedskrevet af pædagogen hvorfor det også må siges at være særdeles vigtigt at forældrene har mulighed såvel for at vide hvad der er nedskrevet om dem og deres barn som mulighed for at kræve en fejlagtig oplysning slettet.
Vi må også være opmærksomme på at det kan være til meget stor skade for et barn at blive inddraget i en sag med tilhørende undersøgelser og interview som alene er opstået på baggrund af en pædagogs misforståelse eller manglende retsforståelse. (JF.. for øvrigt officialmaximen.)
Det kan også ske at en pædagog har indhentet en oplysning under falske forudsætninger, dvs. at hun for eksempel overfor forældrene har forgøglet at være underlagt tavshedspligten men så senere alligevel vælger at videregive oplysningen.
En sådan oplysning der er indhentet under falske forudsætninger, eller som ikke er indhentet under forsvarlige omstændigheder, kan ikke tillægges nogen betydning og er dermed ikke juridisk gyldig. Denne type oplysninger må altså ikke benyttes når der træffes afgørelse i en sag.
Eksempelvis kan man forestille sig at en institution i deres perspektivplan informerer forældrene om at institutionen har tavshedspligt.
En af mødrene opfatter pædagogerne som sine veninder og spørger dem dagligt om fx hvordan det går derhjemme, kommenterer deres nye frisyre og fortæller om sine egne lægebesøg. Moderen føler at hun kan betro sig til sin nye veninde (Bente på girafstuen), Bente har på et tidligt tidspunkt sagt til moderen ”at du kan roligt betro dig til mig, for jeg er underlagt tavshedspligten”. Så en dag fortæller moderen at hendes barn nogen gange bliver råbt ad og behandlet nedladende af hendes nye kæreste.
Fordi pædagogen i denne situation har sagt at hun har tavshedspligt, vil moderen kunne hævde at oplysningen er indhentet under falske forudsætninger, og at den derfor ikke kan anvendes til yderligere foranstaltninger i forhold til barnet. Pædagogen vil derfor ikke kunne træffe afgørelse om underretning om omsorgssvigt begrundet i kærestens adfærd overfor barnet.
En afgørelse truffet med baggrund i en ugyldig oplysning vil altså kunne kendes ugyldig i en klageinstans hvorfor det er særdeles uhensigtsmæssigt hvis pædagogen ikke fra start har ageret med hensyntagen til lovgivningen.
Eksempelvis vil en oplysning som ikke er korrekt indhentet, altså kunne medføre at den blev slettet hvorved der ved videre behandling ikke måtte tages hensyn til denne uanset om pædagogen anser sig have en viden. Dette kan i yderste konsekvens hindre at et barn får den hjælp som barnet har behov for.
Pædagogen kan for eksempel tro sig vide at en forælder har et alkoholproblem, hun baserer sin tro på at moderen ofte lugter af alkohol, og at barnet fortæller at moderen drikker meget vin derhjemme. Hvis pædagogen vælger at nedskrive dette i en sådan form at hun skriver at moderen er alkoholiker, kan moderen kræve oplysningen slettet fordi det er en diagnose bygget på formodninger og med et barns diffuse oplysninger som kilde fremfor en lægelig diagnose. Skulle moderen få oplysningen slettet, må pædagogen ikke handle på den og kan derfor heller ikke træffe afgørelse om underretning begrundet i omsorgssvigt på grund af alkoholmisbrug i hjemmet.
Det er derfor tillige vigtigt at pædagogen sikrer en solid kilde når hun nedskriver en oplysning. Naturligtvis er det ikke muligt for pædagogen i enhver situation at være forberedt på og tage stilling til at et barn kan udlevere følsomme oplysninger. Men det er op til pædagogen at afgøre om det er oplysninger hun vil nedskrive og videregive, ligesom det er op til pædagogen, forud for barnets indmeldelse i institutionen, at gøre forældrene opmærksomme på at tavshedspligten ikke er ubetinget men snarere valgfri efter pædagogens vurdering af omstændighederne.
Det må også siges at være i modstrid med pædagogens arbejdspraksis hvis hun i hver enkelt dagligdags samtale skulle redegøre for forældrene og barnet hvorledes deres lovsikrede rettigheder er.
En sletning foretages rent praktisk ved at oplysningen slettes fra registret/journalen, en berigtigelse anvendes som alternativ når sletning ikke er teknisk mulig (se herunder).
Computerteknik kontra retssikkerhed
Persondataloven er en ekstra retssikkerhed for borgeren og har især sin berettigelse i myndighedernes udveksling af oplysninger. Til trods for at borgeren ifølge lovteksten har ret til at kræve ukorrekte/ falsificerede oplysninger slettede, er dette ikke altid praktisk muligt idet mange offentlige journalsystemer er indstillet på en sådan måde at sletning af tekniske årsager ikke kan foretages. Meningen med at der ikke kan slettes i systemerne, er tænkt som en sikkerhed for borgerne for at en sagsbehandler ikke skal kunne skjule egne eventuelle fejl.
Dette gør det desto mere vigtigt at være opmærksom på at en berigtigelse skal tages lige så alvorligt som en decideret sletning.
En berigtigelse foretages ved at sagsbehandleren /pædagogen skriver den korrekte oplysning i journalen med klar reference til den fejlagtige oplysning (det tidligere journalnotat). Det mest korrekte vil være samtidig at skrive at der er tale om en berigtigelse. Desværre er det tit en ulempe for borgeren når en oplysning ikke teknisk kan slettes men bliver berigtiget, idet nogen mennesker synes at antage at ”ingen røg uden ild”, og derfor alligevel tillæger en oplysning betydning til trods for at berigtigelse har fundet sted.
Det er derfor essentielt for forældre i daginstitutioner (hvor mange registre fortsat behandles manuelt) at få muligheden for at kræve forkerte oplysninger slettede før daginstitutionen videregiver oplysninger til andre i myndighedspersoner. Dette forudsætter naturligvis at forældrene af pædagogerne er gjort bekendt med at oplysningen overhovedet eksisterer, og at den kan slettes.
© Harning
Hvis du vil vide mere om de regler der findes i daginstitutioer og skoler kan du købe bogen her.
Så, endelig – efter et par bump på vejen – sidder jeg hér med bogen i hånden! 🙂 For en bibliofil som mig er der nu engang noget helt specielt ved en rigtig bog, med rigtige sider: følelsen og lyden når man bladrer, lugten af papiret… det er simpelthen noget ganske andet end at sidde ved en skærm (dermed ikke sagt at dem af jer der hellere køber E-bogen ikke ska gøre det 🙂 ) men for jer der ligesom mig foretrækker en rigtig bog så kan den nu købes hos adlibris, eller hos Cdon.dk, eller som E-Bog hos fx. El-giganten eller Läsboken. 
Harning 